В процессе деловых мероприятий, совещаний, конференций и симпозиумов обычно делают паузы, приходящиеся на время полдня. К этому времени в специально отведенном помещении организуют кофе брейк (кофейную паузу). Гости могут выпить кофе или чают, съесть пирожное или печение, пообщаться между собой в непринужденной обстановке. Продолжительность такого угощения обычно составляет 40 – 60 минут, после чего гости вновь приступают к своим делам. Если вам предстоит заказать кофе брейк, меню можно обсудить с организатором мероприятия.
Отдельно отметим, что если мероприятие продлится целый день, то не исключено, что кофе брейк надо будет провести не один раз, а два или три.
Для организации кофе-брейка не нужно столовой или ресторана. Столы и стулья расставляют в свободной комнате, обычно в один ряд. Нередко бывает один стол, без стульев, когда необходимо рационально использовать помещение. На данном мероприятии нет цели — плотно накормить присутствующих. Цель – утолить жажду, организовать непринужденное общение, легкий контакт и короткий отдых перед этапами работы.
На стол выставляют разные десерты, гости самостоятельно выбирают угощение и обслуживают себя сами. По принципу шведского стола. Кофе – не единственный напиток, т.к. во время брейка подают чай, минеральную воду, вино или сок. Для мероприятий могут приготовить кофе в кофемашине, но часто используют и растворимый кофе, когда много гостей. Кофе-брейк устраивают, когда гостей численность участников конференции достигает от 10 до сотни человек, и даже больше. Формат мероприятия очень удобный, поскольку позволяет обслуживать на полчаса большое количество гостей.
Самообслуживание – это один из основных отличительных моментов кофе-паузы. Если предстоит организация паузы для статусных гостей, то официант может перемещаться по залу с подносом и разложенными на нем бокалами с напитками и пирожными.
Кофе-брейк позволяет не только организовать угощение во время деловой встречи, но и сплотить людей, оказать содействие в заключении взаимовыгодных соглашений. После официальной части гости могут посидеть за чашечкой кофе, расслабиться, подумать и принять взвешенное решение. По возвращении к деловой обстановке многие гости уже, как правило, готовы к принятию того или иного решения.
